15 oct. 2012

Une approche de la culture d’entreprise (9) EEE, Efficience

Rubrique : posture et outils du coach

La dimension efficience de la culture


L'efficience



Dans le vocabulaire de l’entreprise, l'efficience est la qualité d'un rendement permettant de réaliser un objectif avec l'optimisation des moyens engagés. C’est un anglicisme issu de efficiency. « Il ne doit pas se confondre avec l'efficacité, qui mesure l'atteinte d’un objectif sans précision des moyens utilisés, ni avec la rentabilité terme financier qui n’évalue un résultat qu’au moyen des résultats rapportés aux capitaux investis. C'est donc un rapport général coût-efficacité à connotation positive lié à la réussite d'une activité. » Wikipédia
Dans la culture d’entreprise et dans le modèle EEE  correspond aux réponses coordonnées permettant l’atteinte de l’objectif fixé, reconnu par l’environnement ou par les membres du groupe… dans les meilleures conditions d’utilisation des ressources naturelles, des ressources humaines et techniques. Pour Eric Berne dans « Structure et dynamique » : « l’une des premières préoccupations de l’appareil idéologique [du groupe] est de préserver l’efficacité du groupe, c'est-à-dire de maximiser la quantité de travail effectué sur l’environnement ou la quantité de plaisir retirée de ce même environnement. La réussite dépend, souvent, de l’énergie disponible pour assurer la cohésion du groupe. »
L’impact de la partie Efficience du modèle porte sur :
  •   la fixation des objectifs pour l’entreprise, les produits, les services,
  •   la validation des résultats obtenus par les utilisateurs, clients, parties prenantes,
  •   la définition des méthodes de travail et d’organisation,
  •   l’acquisition des ressources nécessaires,
  •   l’acquisition des compétences nécessaires à l’emploi des ressources,
  •   la structure opérationnelle permettant l’emploi des compétences.

Pistes pour l'efficience


De nombreux modèles managériaux et d’organisation des entreprises ont pour objectif de développer l’efficience, la plupart des démarches qualité, les démarches de lean management, six sigma… Quelques pistes pour un diagnostic dans ce domaine :

  • —l’existence d’une définition complète et compréhensible, accessible aux salariés sur leur poste de travail : des activités, des produits, des prestations, des processus organisationnels, permettant de clarifier les objectifs des membres et des groupes et de définir l’activité principale.
  • La participation des membres du groupe à la définition des méthodes de travail. Ils sont les plus à même de définir les méthodes permettant d’atteindre l’efficience, quelquefois avec l’aide d’outils, de concepts qui sont à leur enseigner, en mettant les membres de l’appareil (des services fonctionnels) au service des opérationnels.
  • La définition claire de la structure organisationnelle, la résolution des recouvrements de tâches, la définition des circuits d’informations, tout en gardant une souplesse de prise de décision.
  • L’acquisition de la culture technique propre au métier, la veille technique et technologique, la formation continue permettant de maintenir le niveau de culture technique.
  • La prise en compte et le traitement des dysfonctionnements, dans une vision de progrès.
  • La mesure de l’efficience avec des indicateurs financiers et non financiers.

L’intérêt du modèle EEE est principalement de permettre de rapprocher les développements de l’efficience en lien avec l’aspect Ethique et en lien avec l’aspect Emergence. Prenons par exemple la mesure (les indicateurs) : il est sans doute utile de mesurer les gains de productivité, l'amélioration des services aux consommateurs et à la collectivité, mais cette mesure n’est pas suffisante et l’inscrire dans une vision de responsabilité sociétale apporte des bénéfices à long terme sur le plan de l’Emergence et de l’Ethique. Il sera ainsi intéressant de mesurer l'amélioration des capacités d'innovation et le renforcement des moyens de recherche et développement, la protection et le développement de l'approvisionnement national ou régional, la protection de l'environnement et la diminution des externalités négatives (pollution). D’autres indicateurs sont possibles, ils sont compris dans les indicateurs proposés pour les démarches de RSE (responsabilité sociétale des entreprises).

Identifier les freins à l'efficience


Chaque entreprise dispose dans sa culture de réponses aux questions concernant la performance et l’efficience des processus de fonctionnement, le choix des énergies, des achats, des prestations sous traitées ; les réponses existent et sont difficiles à modéliser. La réalisation d’un diagnostic reprenant les différents éléments de la TOB (structure et dynamique des groupes et des organisations) permet d’identifier les freins à l’efficience. Dans ce domaine, l’essentiel est souvent organisationnel (l’organisation de la production, l’adéquation des moyens), mais la qualité des relations au travail peut également influer dans la recherche de solutions et la mise en évidence des gaspillages.
Prenons quelques exemples de freins :

  • l’absence de réponse de la part du leadership concernant les propositions des salariés, les demandes d’intervention urgentes ou les investissements améliorateurs,
  • la réflexion court terme, par exemple concernant les sources d’énergie, les achats,
  • la démotivation des professionnels, par trop de pression, absence de compréhension de leur environnement professionnel, de l’intérêt de leur tâche, de la place de leur activité dans la prestation ou production globale, manque de signes de reconnaissance,
  • le temps passé dans les jeux psychologiques, les jeux de pouvoir au détriment de la collaboration et de la cohésion des équipes,
  • la recherche de coupables plutôt que la résolution fonctionnelle des problèmes,
  • la multiplication de services fonctionnels déconnectés de l’opérationnel, retournant une part d’énergie des groupes au profit de leur propre survie.

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